SGK Tarafından Yapılacak E-Tebligata İlişkin Yönetmelik

24/09/2021 tarihli 31608 sayılı Resmî Gazete’de Sosyal Güvenlik Kurumu’nca Elektronik Ortamda Yapılacak Tebligata İlişkin Yönetmelik (“Yönetmelik”) 01/10/2021 tarihi itibariyle yürürlüğe girmek üzere yayınlanmıştır. SGK Tarafından Yapılacak E-Tebligata İlişkin Yönetmelik hükümleri, Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanı (“Başkan”) tarafından yürütülecektir.

I-) Tanımlar

Yönetmelik’in tanımlara ilişkin 3. Maddesi uyarınca;

Alındı bilgisi: Tebligatın; muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığına ve usulen tebliğ edilmiş sayıldığına dair üretilen, muhatap ve Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından alınan kayıtları,

e-Devlet: www.türkiye.gov.tr adresi üzerinden ulaşılan ve ilgili mevzuatınca belirlenen kamu hizmetlerinin son kullanıcıya farklı erişim kanallarından tek noktadan bütünleşik olarak sunulduğu ortak elektronik platformu,

Elektronik imza: 15/1/2004 tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4. maddesinde belirtilen elektronik imzayı,

Elektronik tebligat: İlgili mevzuata göre muhataplara tebliği gereken evrakın elektronik tebligat sistemi ile muhatapların elektronik adreslerine tebliğ edilmesini,

Elektronik tebligat adresi: Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından e-Devlet bünyesinde veya başka kurumlar tarafından kurulmuş elektronik tebligata elverişli ortamı,

Elektronik tebligat sistemi: Bilişim sistemleri kanalıyla muhatabın elektronik adresine iletilmek üzere tebliğ evrakının gönderildiği ve elektronik ortamda delillendirilerek tesliminin sağlandığı sistemi,

İşveren: Yönetmelik’in yürürlüğe girdiği tarihte ve sonrasında Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu 4. maddesinin birinci fıkrasının (a) ve (c) bentlerine göre sigortalı sayılan kişileri çalıştıran gerçek veya tüzel kişiyi yahut tüzel kişiliği olmayan kurum ve kuruluşları,

İşlem zaman bilgisi: Elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı/kaydedildiği zaman bilgisini,

Kurum: Sosyal Güvenlik Kurumunu,

MERSİS: Merkezi Sicil Kayıt Sistemini,

Muhatap: Elektronik ortamda tebligat yapılacak olanları,

Olay kaydı: Elektronik tebligat hizmetinin verilmesi esnasında meydana gelen ve mevzuat gereği kaydının tutulması zorunlu olan tüm bilişim sistemi işlem kayıtlarını,

ifade edecektir.

II-) İlkeler

Yönetmelik’in uygulanmasında;

• Teslim, bilgilendirme ve belgelendirmenin sağlanması,

• Bilgi güvenliğinin sağlanması,

• Kişisel verilerin korunması,

• Entegrasyon ve işbirliğinin sağlanması,

• Hizmet kalitesinin sağlanması,

• Ulusal ve uluslararası standartların sağlanması,

ilkeleri göz önüne alınacaktır.

III-) Elektronik Ortamda Tebliğ Edilecekler Evraklar

• Mevzuat gereği tebliği gereken tüm evraklar elektronik ortamda tebliğ edilecektir.

• Elektronik yolla tebligatın zorunlu bir sebeple yapılamaması halinde ise kendilerine elektronik tebligat yapılması gereken muhataplara diğer usullerle de tebligat yapılabilecektir.

IV-) Zorunlu Olarak veya İsteğe Bağlı Elektronik Tebligat Yapılacaklar

• İşverenler, tebliğe elverişli bir elektronik tebligat adresi almak ve elektronik sistemi kullanmak zorundadırlar.
• İşverenler dışındaki muhataplar ise isteğe bağlı olarak kendilerine elektronik ortamda tebligat yapılmasını talep edebileceklerdir. Fakat isteğe bağlı olarak kendilerine elektronik ortamda tebligat yapılmasını talep eden bu kişilerin, bu sistemi kullanması zorunlu olup daha sonra bu kapsamdan çıkmaları mümkün değildir.

V-) Elektronik Tebligat Adresi Edinme ve Bildirim Yükümlülüğü

• Elektronik tebligat adresi almak zorunda olan işverenler, Kurum tarafından belirlenen sistem üzerinden, yürürlüğe girdiği tarihi (01.10.2021) takip eden üç ay içinde başvuru yapmakla yükümlüdür. Dolayısıyla, son başvuru tarihi 01.01.2022 olarak belirlenmiştir.

• 01.10.2021 tarihinden sonra sigortalı çalıştırmaya başlayan işverenler sigortalı çalıştırmaya başladığı ayı/dönemi takip eden aydan itibaren üç ay içinde, Kurum tarafından belirlenen sistem üzerinden başvuru yapmakla yükümlü kılınmıştır.

• Elektronik tebligat adresi edinme zorunluluğu bulunmayan fakat isteğe bağlı olarak kendisine elektronik tebligat yapılmasını talep eden muhataplar da başvurularını Kurum tarafından belirlenen sistem üzerinden yapmakla yükümlüdür.

VI-) Elektronik Tebligatın Gönderilmesi ve Muhatabına İletilmesi

• Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü / Sosyal Güvenlik Merkezi / Merkez teşkilatı tarafından tebliğ edilmesi gereken evrak elektronik ortamda imzalanacak ve Kurum tarafından muhatabın elektronik tebligat adresine iletilecektir.

• Elektronik imzalı evrak muhatabın elektronik ortamdaki adresine ulaştığı tarihi izleyen 5. günün sonunda tebliğ edilmiş sayılacaktır.

• Olay kayıtları, işlem zaman bilgisi eklenerek arşivde erişilebilir şekilde saklanacaktır. Ancak evrakın ilgili mevzuat hükümleri uyarınca imha edilmesini müteakip e-tebligat kayıtları da silinebilecektir.

• Talep halinde elektronik tebligata ait kayıtlar muhataba veya yetkili mercilere sunulacaktır.

• Olay kayıtları aksi ispat edilmedikçe kesin delil sayılacaktır.

VII-) Elektronik Tebligat Adresinin Kullanıma Kapatılması

Tüzel kişilerde ticaret sicil kaydının silindiği (nevi değişikliği, birleşme halleri dahil) tarih itibarıyla elektronik tebligat adresi kapatılmaktadır.

Gerçek kişilerde ilgilinin ölümü veya gaipliğine karar verildiğinin Kurum tarafından tespit edildiği durumlarda ölüm/karar tarihi itibarıyla ilgilinin elektronik tebligat adresi re’ sen kapatılmaktadır.

Ölen/gaipliğine karar verilen kişinin elektronik tebligat adresi, mirasçıları tarafından sosyal güvenlik il müdürlüğüne veya sosyal güvenlik merkezine/merkez teşkilatına başvuru yapılması halinde de kullanıma kapatılmaktadır.

Bu haller dışında zorunlu veya isteğe bağlı olarak elektronik tebligat sistemine dahil olanların sistemden çıkmaları mümkün değildir.

VIII-) İşlem Zaman Bilgisi ve Olay Kayıtlarının Muhafazası

• Kurum ile muhataplar tarafından gerçekleştirilen işlem zaman bilgisi kayıtları 10 yıl,

• Elektronik tebligat sistemi iş süreçlerinin sürekliliğini veya bilgi güvenliğini tehdit eden ya da öngörülemeyen durumlara ait işlem zaman bilgisi kayıtları 10 yıl,

• Muhatabın elektronik tebligat sistemine erişim kayıtları 10 yıl,

• Olay kayıtları 30 yıl,

süreyle, Kurum tarafından, işlem zaman bilgisi ve olay kayıtları erişilebilir şekilde, güvenliği, gizliliği ve bütünlüğü sağlanarak arşivde muhafaza edilecektir.

İşlem zaman bilgisi ve olay kayıtlarının silinmesi en az bir defa denetimden geçmiş olması şartına bağlıdır.

IX-) Muhatabın Sorumluluğu

Kendisine elektronik ortamda tebligat yapılacak muhatap,

• Başvurusunu süresinde, tam ve doğru olarak yapmakla,

• Beyan edilen bilgilerde meydana gelecek değişiklikleri bildirmekle,

• Yönetmelikte belirtilen tüm şartlara riayet etmekle,

• Elektronik tebligatı alacak kişilerde değişiklik olması halinde bu değişikliği bildirmekle,

yükümlüdür.

Bu sorumlulukların yerine getirilmemesinden doğacak hukuki sonuçların muhatabın sorumluluğunda olacağı belirtilmiştir.

X-) Kullanılacak Elektronik Tebligat Sisteminin Belirlenmesi

Kurum;

• elektronik ortamda yapılacak tebligatla ilgili her türlü teknik altyapıyı kurup işletebilecek,

• veya elektronik tebligat yapmaya yetkili Kurumlarla yapılacak protokol hükümleri çerçevesinde elektronik tebligat yaptırtabilecek, elektronik ortamda yapılacak tebligatla ilgili başka kurumlarca kurulmuş olan teknik altyapıyı ilgili mevzuatı doğrultusunda kullanabilecektir.

SGK Tarafından Yapılacak E-Tebligata İlişkin Yönetmelik ile ilgili metne buradan ulaşabilirsiniz. 

Konu ile ilgili daha fazla bilgi almak için info@berkerberker.com adresinden bize ulaşabilirsiniz.